IT-Lösungen für Fachabteilungen im Unternehmen

Capture Lösung – Automatisierung der Faxbestellungen

Hygiene-Spezialist beschleunigt Bestellwesen

Quelle: Igefa

Seit 1975 gibt es die igefa (Interessengemeinschaft des Fachgroßhandels). Das Unternehmen entstand aus dem Zusammenschluss von sechs familiengeführten Unternehmensgruppen aus ganz Deutschland. Die in Europa führende Fachgroßhandelsgruppe versorgt sowohl gewerbliche als auch institutionelle Großabnehmer mit hochwertigen Produkten aus den Bereichen professionelle Reinigung und Hygiene sowie Arbeitsschutz und Einwegartikel. Intern kennzeichnen überschaubare Strukturen, kurze Entscheidungswege und rasches Handeln die Firma.

Automatisierung

Quelle: Igefa

Täglich kommen bei der igefa Handelsgesellschaft circa 300 Faxbestellungen im zentralen Auftragseingang an. In der Vergangenheit sortierte ein Mitarbeiter die Bestellungen zuerst nach Postleitzahlen von Hand. Um sie an die entsprechende Stelle weiterzuleiten, musste er im nächsten Schritt in einer internen Datenbank die zuständige Niederlassung heraussuchen und dann das Fax via Mail dorthin senden.

Was händisch geschah, übernimmt inzwischen die image2data Suite der norpa GmbH. Der bei der igefa für das Informationsmanagement verantwortliche Christian Römhild sagte dazu: „Wir waren schon einige Zeit auf der Suche nach einer integrierbaren OCR-Lösung zur Automatisierung unserer Bestellverteilung“. Das Unternehmen definierte als Ziel die Weiterleitung der Bestellung an den zuständigen Vertriebsmitarbeiter ohne manuellen Aufwand.

Mit der neuen Software lassen sich Kundenanfragen schneller bearbeiten. Organisatorisch war vorgesehen, dass das Programm bei den eingehenden Bestellungen die Postleitzahl liest, im Anschluss mithilfe einer externen Datenbank die zuständige Niederlassung sowie den Sachbearbeiter ermittelt und die Bestellung dorthin weiterschickt. Für nicht identifizierbare Faxe sah der Plan einen separaten Bereich vor, wo diese Schreiben manuell bearbeitet werden.

Kleines Makro – große Wirkung

Pluspunkte von image2data waren laut Leitung Informationsmanagement neben dem ausgezeichneten Preis-Leistungs-Verhältnis insbesondere die integrierte Skriptprogrammierbarkeit, die zu einer besonders hohen Flexibilität beiträgt. Auch die Bearbeitungsgeschwindigkeit der norpa-OCR sowie die einfache Inbetriebnahme trugen zur Wahl von image2data bei. Römhild bemerkte dazu, dass „image2data eine schnell zu integrierende und einfach zu handhabende Software ist, die dank ihrer Programmierbarkeit flexibel an Anforderungen und Bedürfnisse angepasst werden kann“.

Statt die klassischen Ansätze des data capturing zu verwenden, arbeitet die Software mit einer optimierten, auf einer eventbasierten Skriptsprache beruhenden Lösung. Für klassisches data capturing müssen die zu erkennenden Felder sich stets an derselben Stelle befinden. Die von der norpa GmbH eingesetzten Minimakros erlauben eine Definition beliebiger Abfragen. Damit ist eine detaillierte Analyse der Felder, zum Beispiel auf einem Fax, auch ohne Aufwand für Formulartraining möglich. Komplexe, schwierige Vorlagen lassen sich individuell anpassen, identifizieren und auswerten.

Mit image2data Skript können Daten sowohl aufgrund ihrer Position als auch anhand definierter Begriffe wie Kundennummer und Bestellung oder durch Spaltenüberschriften wie Gesamtbetrag in Euro, Einzelbetrag netto und Ähnliches erkannt werden. Der Vorteil liegt darin, dass die capture-Lösung nicht mehr auf eine bestimmte Positionierung der Daten angewiesen ist. Insbesondere bei Schriftstücken wie Bestellfaxen, die sich sowohl im Aufbau als auch durch den Inhalt je nach Kunde deutlich unterscheiden, punktet die Software durch ihre Flexibilität.

Bereits in der Testphase zeigten sich die Vorteile des Konzepts. Um das System zu optimieren, erhielt die norpa GmbH Musterfaxbestellungen. Sie dienten dazu, die Schwerpunkte herauszufiltern und die Skriptprogrammierung gezielt anzupassen. Das Basisskript beinhaltete die im Wesentlichen geforderten Leistungsmerkmale Postleitzahlenermittlung mittels OCR, Extrahierung des zuständigen Vertriebssachbearbeiters aus einer externen Datenbank sowie Übermittlung des Faxes per Mail an den extrahierten Mitarbeiter.

Fremdsysteme

Das Skriptprogramm schließt ohne weitere Zwischenschritte die Lücke zwischen elektronischer Datenverarbeitung und papiergebundenem Datenträger. Christian Emmrich, Geschäftsführer der norpa GmbH, sagte: „Bereits in der Erkennungsprogrammierung können wir über das weitere Verfahren entscheiden. Das bedeutet, dass wir einen guten Teil Workflow schon mit der Skriptprogrammierung abdecken. Image2data geht insofern weit über das reine Erkennen von Daten hinaus.“ Eine Anbindung an Fremdsysteme stellt keinerlei Problem dar. Den Nutzwert der data-capture-Lösung runden die auffallend hohe Erkennungsrate sowie Erkennungsgeschwindigkeit der hauseigenen norpa-OCR ab. Sie ist ein wesentlicher Baustein für optimierte, automatisierte Unternehmensprozesse bei der Dokumentenverarbeitung im Hause igefa.

Ein zusätzlicher Vorteil der Lösung liegt in der schnellen, problemlosen Inbetriebnahme. Die Software lässt sich in einem Tag betriebsfertig installieren. Dazu gehören nicht nur das Setup, sondern auch die Ausarbeitung eines individuellen Skripts für die Erkennung und die Einführung in den Umgang beziehungsweise die Handhabung der Software. Die Qualität der Software fordert eine weitere Implizierung in andere Unternehmensprozesse geradezu heraus. Das könnte beispielsweise eine Erkennung der Positionsdaten gefolgt von einer Auswertung, dem Import und der nachfolgenden automatischen Übernahme in eine elektronische Bestelldatei sein. Für diese Zukunftsmusik klingen bei der igefa durchaus bereits die ersten Töne an.

Die norpa GmbH mit Sitz in Hamburg entwickelt und vertreibt branchenunabhängige Softwarelösungen zur Prozessoptimierung unter anderem für Verwaltung, Industrie und Handel. Schwerpunkte bilden integrative Lösungen zur automatisierten Verarbeitung von papiergebundenen Daten (OCR/ICR) sowie Warenwirtschafts- und Kassensysteme.

Andrea Bauer

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