IT-Lösungen für Fachabteilungen im Unternehmen

Konservative Haltung in der Logistik birgt Gefahrenpotenzial

DNoch nicht am Ziel

Bitkom Leitfaden MPS
Quelle: Sysmat

Veränderungen rund um Prozesse, Produkte und Geschäftsmodelle in Unternehmen beeinflussen in hohem Maße auch die Logistik und das Supply Chain Management. Insgesamt 15 Entwicklungen identifizierte die Studie „Trends und Strategien in Logistik und Supply Chain Management“ der Bundesvereinigung Logistik (BVL). Wie bereits in der Vorgängeruntersuchung aus dem Jahr 2012 fanden sich etwa Kostendruck oder Individualisierung an vorderster Stelle der erkannten Tendenzen wieder.

Innovationspotenzial

Rainer Schulz, Geschäftsführer der sysmat GmbH; Quelle: Sysmat

„Viele Unternehmen warten jedoch lieber ab, bis innovative Lösungen in erprobter Form vorliegen, bevor sie sie einsetzen. Neue Anforderungen, die von außen in die Betriebe getragen werden, lassen sich aber oftmals nicht mehr auf die ‚alte‘ Art erfüllen“, mahnt Rainer Schulz, Geschäftsführer der sysmat GmbH und Experte für automatisierte Anlagen. Dass viele Unternehmen kein Wagnis eingehen, belegt auch die Studie: Mehr als die Hälfte der Unternehmen erkennt Potenziale noch nicht und nimmt eine abwartende Haltung ein.

In der heutigen Zeit – und mit ziemlicher Sicherheit ebenso in der Zukunft – erfahren der reibungslose Datenfluss sowie dessen Überprüfung in Echtzeitnähe eine elementare Bedeutung. Dabei spielt die Vernetzung, etwa von Maschinen untereinander, eine erhebliche Rolle. „Schon im eigenen Lager, also im Bereich Intralogistik, sollten Abläufe aufeinander abgestimmt sein. Unternehmen optimieren den Materialfluss durch die Verknüpfung bereits vorhandener Anlagen miteinander mithilfe von Softwarelösungen. Das spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern sorgt auch für einen entscheidenden Vorteil im Wettbewerb“, so Schulz.

Laut BVL-Studie gehören Termintreue und die Erfüllung kundenspezifischer Anforderungen zu den obersten Logistikzielen. „Merkt zum Beispiel der Auftraggeber, dass der Anbieter den angegebenen Zeitraum bei der Lieferung nicht wie besprochen einhält, wechselt er schnell den Anbieter. Gerade die angespannte Konkurrenzsituation am Markt erhöht aber die Bedeutung von Kundenbindung.“ Zu den wichtigsten Aufgaben für Betriebe zählt demnach, sich ändernde Marktbedingungen anzunehmen.

Sicherheitsvorgaben

Das Thema Sicherheit darf bei MPS-Projekten nicht nachlässig betrieben werden. Dazu sind bereits in den Geräten Sicherheitsfunktionen nötig, wie Andreas Duthel erklärt: „Die Multifunktionsgeräte von Lexmark bieten verschiedene Sicherheitsfunktionen wie beispielsweise eine sichere Remote-Verwaltung, Schutz der Netzwerkschnittstellen sowie Festplattenverschlüsselung. Darüber hinaus bieten die Geräte die Möglichkeit, Druckaufträge erst nach Authentifizierung durch den Nutzer per Badge-Karte oder PIN-Code freizugeben. Die Daten werden zwar direkt zum Gerät gesendet, der Ausdruck aber zunächst zurückgehalten. Erst nach Authentifizierung durch den Badge oder nach Eingabe des richtigen Codes startet der Druck. Auf diese Weise bleiben vertrauliche Dokumente vor unauthorisierten Blicken geschützt.“

Auch die Ausgabe-Infrastruktur ist schützenswert

Viele Unternehmen sehen bisher in erster Linie die IT-Infrastruktur als sicherheitsrelevant und schützenswert an. Dabei stellen die heutigen netzwerkfähigen Multiunktionssysteme ebenfalls ein erfolgsversprechendes Einfallstor für Hacker dar, wie Susanne Hess ausführt. „In Xerox-Systemen ist unter anderem Software von McAfee integriert. Über ein Whitelisting-Verfahren lässt sich damit gewährleisten, dass nur erlaubte Dateien entsprechend geltender Regeln ausgeführt werden. Gegenüber dem herkömmlichen Blacklisting-Verfahren ist dies wesentlich sicherer, da sich der Benutzer nicht mehr um den Schutz vor Viren, Spyware oder anderer Schad-Software kümmern muss. Gleichzeitig erlaubt dieser Ansatz, sicherheitsrelevante Ereignisse über Audit-Trails detailgenau nachzuvollziehen und bei Bedarf die nötigen Maßnahmen zu ergreifen.“

Um die Systeme vor internen Übergriffen zu schützen, könnten Unternehmen nach Einschätzung von Hess ihre MFPs zudem mit Authentifizierungssystemen ausstatten. So müssen sich Nutzer beispielsweise vor jedem Ausdruck per Mitarbeiterausweis oder Pin-Code identifizieren. So werden keine sicherheitsrelevanten Dokumente im Drucker vergessen und Unbefugten zugänglich gemacht.

„Standard ist heute bei vielen Konzepten eine Festplattenverschlüsselung auf MFP-Systemen – das sogenannte Data Security Kit- oder eine ‚End to End Encryption‘ – kurz E2EE – mittels KYOcontrol“, betont Thomas Pempelforth. „Bei der E2EE werden die Druckdaten vom Client-PC über den Druckserver bis zum Drucker oder MFP verschlüsselt übertragen. Wir bieten darüber hinaus auch bestimmte Sicherheitslösungen an.“ Mit den Lösungen KYOcontrol und Sequisoft sei es für Benutzer beispielsweise möglich, die Dokumente nach Authentifizierung direkt am gewünschten Gerät zu nutzen. „So steigen Dokumentensicherheit und Effizienz, während die Druckkosten sinken, da unnötige oder unbefugte Ausdrucke reduziert oder sogar verhindert werden“, erklärt Pempelforth. „Auch die mobile Lösung von Kyocera bietet dem Anwender ganz bestimmte Sicherheitslösungen, die zum einen über eine optionale Authentifizierung gewährleistet werden, zum anderen durch die Nutzung des eigenen Netzwerks, ohne Umweg über einen Internet-Server und ohne Cloud.“

Mitarbeiter gehören motiviert

Die Motivation der Mitarbeiter in den Fachabteilungen ist bei MPS-Projekten ein emotionaler Aspekt, der nicht außen vor gelassen werden darf, wenn man diese Projekte erfolgreich gestalten möchte. Vor allem die Vorbehalte jener Mitarbeiter, die dann unter Umständen nicht mehr über ihre persönlichen Drucker verfügen können, sind auszuräumen.
In der Regel werden im Rahmen der Konsolidierung und Neuausstattung unifunktionale Arbeitsplatzdrucker durch multifunktionale Smart MFPs ausgetauscht. „Auf diese Weise erhält jeder einzelne Mitarbeiter ein Vielfaches an Funktionalität in relativ kurzer Entfernung zu seinem Arbeitsplatz“, argumentiert Andreas Duthel. „Durch begleitende Change Management-Aktivitäten kann man die Mehrwerte der Multifunktionsgeräte sehr gut vermitteln. Wichtig ist, die Mitarbeiter von Anfang an in ein MPS-Projekt einzubeziehen und ihnen die Hintergründe und den Nutzen des Vorhabens zu erläutern. Verständnis kann man beispielsweise gewinnen, indem man den Mitarbeitern darlegt, wieviel Kosten durch den Verzicht auf einen Arbeitsplatzdrucker eingespart werden können und wie sich die Maßnahmen positiv auf die Umwelt auswirken.“

Kostentransparenz und -Reduzierung

Für Susanne Hess gibt es zahlreiche Argumente, die für MPS sprechen: „Kostenreduktion und -transparenz, die Entlastung der Mitarbeiter, die sich nicht mehr mit der Nachbestellung von Toner herumärgern müssen, erweiterte Endverarbeitungsmöglichkeiten, höhere Geräteverfügbarkeit durch automatisierte Wartungsservices, Helpdeskentlastung, höhere Funktionalität, die sich an den Bedürfnissen der Abteilungen ausrichtet und last but not least der Umweltschutz, denn durch einen konsolidierten Gerätepark optimiere ich den CO2-Ausstoß.“ All diese Argumente sollten MPS-Anbieter den Mitarbeitern nahebringen: „Über Schulungen vor Ort, die interne Mitarbeiterkommunikation oder Kurzvorträge in den Abteilungen“, empfiehlt Hess. „Zumindest eines der Argumente wird sicherlich auch den widerspenstigsten Tischdrucker-Verteidiger überzeugen können.“

Für Thomas Pempelforth spielt die Kommunikation eine wichtige Rolle. „Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter im Rahmen der MPS-Optimierung auf einen Arbeitsplatzdrucker verzichten muss, sind ihm die Vorteile deutlich zu machen, die ein modernes Multifunktionssystem mit sich bringt, durch das er nun auch die Möglichkeit hat, zu scannen, zu faxen oder zu fotokopieren.“ Verständlich aufbereitete Anwenderinformationen über ein Unternehmenswiki, Intranet oder einen entsprechenden Flyer bieten nach seiner Auffassung hier gute Möglichkeiten – und, so Pempelforth: „Da auch die Mitarbeiterkommunikation zum MPS-Prozess gehört, unterstützen wir Kunden auch bei der Umsetzung dieser Maßnahmen.“

Rainer Huttenloher