Trovarit Competence Center Risikomanagement zu GoBD und ERP GoBD stellt höhere Anforderungen an das Rechnungswesen

Das Competence Center Risikomanagement der Trovarit AG hat sich intensiv mit dem Thema „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) innerhalb seines Whitepapers „Was bedeuten die neuen GoBD für ERP-Systeme?“ auseinandergesetzt. Auf der IT & Business (29.09.-01-10-2015) können sich die Besucher mit ihren Fragen direkt an die Köpfe des Competence Centers, Andreas Wenzel und Peter Jordan, wenden. Die beiden sind am Trovarit Stand (Halle 1, Stand C64) anzutreffen.

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Verschärfte Anforderungen

Das Finanzministerium hat bereits Ende 2014 seine „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) veröffentlicht. In den GoBD ist die Sichtweise der Finanzverwaltung hinsichtlich der Frage dokumentiert, wie die IT-gestützte Buchführung und darüber hinaus alle sonstigen steuerrelevanten Aufzeichnungen in Unternehmen geführt sein müssen. Für den Unternehmer bedeuten die neuen Regeln einen Eingriff in die kaufmännischen Prozesse seines Unternehmens, für den Software-Anbieter die schnelle Bereitstellung neuer Funktionen, welche die ordnungsgemäße Buchführung auch weiterhin gewährleisten können.

Das Competence Center Risikomanagement der Trovarit AG hat sich intensiv mit dem Thema innerhalb seines Whitepapers „Was bedeuten die neuen GoBD für ERP-Systeme?“ auseinandergesetzt. Auf der IT & Business (29.09. bis 1.10.2015) können sich die Besucher mit ihren Fragen direkt an die Köpfe des Competence Centers, Andreas Wenzel und Peter Jordan, wenden. Die beiden sind am Trovarit Stand (Halle 1, Stand C64) anzutreffen.

Ganz konkret hat die Finanzverwaltung die Anforderungen an das betriebliche Rechnungswesen konkretisiert und teilweise verschärft, dies betrifft u.a. die zeitgerechte Erfassung von Grund(buch)-Aufzeichnungen, die Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen, die Aufbewahrung von elektronischen Belegen und EDV-Daten und die notwendige Verfahrensdokumentation digitaler Abläufe. Die „Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen“ und die mit ihr verbundene Anforderung der „Nachvollziehbarkeit“ bestimmt beispielsweise, dass eine Buchung nicht in einer Weise verändert werden darf, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.

Nachvollziehbarkeit

Eine generelle Anforderung besteht darin, „dass alle Informationen (Programme und Datenbestände), die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden (Beleg, Grundaufzeichnung, Buchung), nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können“. Um hier zu unterstützen, benötigen ERP-Systeme beispielsweise eine entsprechende Protokollierungsfunktion.

Diese macht die Veränderung von erfassten Belegen, Stammdaten und Programmen im Zeitablauf lückenlos nachvollziehbar. Darüber hinaus verlangt der Grundsatz der Nachvollziehbarkeit auch, dass ein sachverständiger Dritter jeder Zeit in der Lage sein muss, sich einen Überblick über die wirtschaftliche Situation eines Unternehmens zu verschaffen. Buchführungssystem und -prozesse müssen also nachvollziehbar geführt und entsprechend dokumentiert sein.

Kompetenz

Insgesamt sind die GoBD deutlich detaillierter und differenzierter als ihre Vorgänger, die GoBS sowie die GDPdU. Aus Sicht der ERP-Systeme sind von den GoBD-Anforderungen insbesondere die programminternen Kontrollen, die Protokollierungsfunktionen, die Dokumentation der entsprechenden ERP-gestützten Geschäftsprozesse sowie die Gewährleistung der Integrität von Daten betroffen. Eine Analyse durch einen hierauf spezialisierten Wirtschaftsprüfer kann dabei unterstützen, den vorhandenen Funktions- und Dokumentationsumfang neutral zu begutachten oder den notwendigen Anpassungsbedarf zu ermitteln.

Sicherlich sind die Unternehmen in der originären Verantwortung für die Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeitsanforderungen bzw. der GoBD-Konformität. Allerdings haben auch die IT-Dienstleister, im Sinne einer vertragsgemäßen „Partnerschaft“, die Verantwortung dafür, dass die Unternehmen mit den eingesetzten ERP–Systemen in die Lage versetzt werden, die GoBD- Anforderungen zu erfüllen. IT-Dienstleister, die ihre Verantwortung ernst nehmen und nachhaltig als „Partner des Unternehmens“ ernst genommen werden wollen, sollten ihren Teil der Verantwortung aktiv beitragen und für die notwendigen ERP-Funktionalitäten selbstverständlich Sorge tragen.

Das Competence Center Risikomanagement unterstützt beim Umgang mit Risiken und bei der ordnungsgemäßen Gestaltung von Abläufen und Systemen. Ferner unterstützt es bei der ordnungsgemäßen und sicheren Gestaltung der IT und bei der Anpassung an die geschäftlichen Anforderungen. Im Vordergrund stehen dabei Lösungen, die sich mit überschaubarem und angemessenem Aufwand realisieren lassen. Unterstützung erfolgt in folgenden Bereichen:

•    Risikomanagement in IT-Projekten,
•    Unternehmensweites Risikomanagement sowie
•    Risikomanagement für Geschäftsprozesse zur Absicherung, Stabilisierung und Optimierung des Geschäftsbetriebes. (rhh)

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