IT-Lösungen für Fachabteilungen im Unternehmen

So klappt die Migration von IBM Domino nach MS Exchange

Automatisieren und Stolpersteine vermeiden

Mit dem Migration Manager aus der myOperations Familie können in wenigen Schritten übersichtliche Migrationsgruppen gebildet werden. Quelle: Axians IT Solutions

Im Rahmen der Digitalisierung müssen CIOs Kosten sparen und die IT-Umgebung modernisieren. Hier erweist sich der Umstieg von alten Anwendungen in vielen Bereichen als sinnvoll. Doch wer zum Beispiel von IBM Domino auf Microsoft Exchange umsteigen möchte, steht vor einem Berg an Aufgaben. Bei Zig-Tausend E-Mail-Konten will der Umzug genau geplant sein. Außerdem lauern Hürden wie verschlüsselte Nachrichten oder Freigaben, die sich nicht ohne weiteres übertragen lassen. Automatisierungs-Tools helfen dabei, die Migration effizient und reibungslos durchzuführen.

Genauer Plan

Grundvoraussetzung für einen reibungslosen Umzug von IBM Domino auf MS Exchange ist eine genaue Planung. Zunächst müssen IT-Verantwortliche analysieren, wie groß der Aufwand ist und in welchem Zeitraum er sich meistern lässt. Wichtige Fragen sind zum Beispiel: Wie viele Postfächer und Kalendereinträge gibt es? Welche Daten liegen darin? Wie groß sind die Konten aktuell und wie viel Platz brauchen sie in der neuen Umgebung? Anschließend geht es darum, den Umzugsplan aufzustellen. Die IT-Verantwortlichen müssen festlegen, wie viele Konten sie pro Tag migrieren können und in welcher Reihenfolge sie vorgehen.

Schon ein kleines Unternehmen hat meist mehrere Hundert Postfächer zu managen, bei einem großen sind es locker einmal 50.000. Sie alle zu Fuß durchzugehen, ist nicht mehr möglich. Hier kommen Analyse-Tools wie der Analyzer aus der myOperations-Familie von Axians ins Spiel, die die aktuelle Domino-Umgebung auslesen. Sie können zudem verschiedene Szenarien durchspielen und Aufwände vergleichen. So lässt sich zum Beispiel genau aufzeigen, was es bedeuten würde, 30, 60 oder 90 Tage an Daten zu migrieren.

Damit haben IT-Verantwortliche eine solide Basis, um den Umfang der Migration festzulegen. Anschließend hilft eine Migration-Manager-Software dabei, den Umzug vorzubereiten. Sie verwaltet zum Beispiel Listen, wann welche Gruppe an der Reihe ist, und übergibt diese an das Migrations-Tool, das den Umzug letztendlich durchführt. Außerdem verschickt sie Benachrichtigungen an die betroffenen Nutzer, um sie rechtzeitig vorab über die anstehende Migration zu informieren. Solche Kommunikationsmaßnahmen sind wichtig, denn sie tragen dazu bei, dass Nutzer sich auf den Umzug einstellen können und sich gut von der IT-Abteilung betreut fühlen.

Anwender möchten, dass eine Migration schnell und kaum merkbar im Hintergrund abläuft. Kommt es während des Umzugs zu Fehlern oder muss die IT-Abteilung den angekündigten Termin verschieben, weil Probleme auftreten, hinterlässt das keinen kompetenten Eindruck. Schon gar nicht, wenn dies bei der Geschäftsleitung passiert. Deshalb empfiehlt es sich, potenzielle Fehlerquellen schon vor Anstoß der Migration zu beseitigen.

Auch dies kann mithilfe einer Migration-Manager-Software automatisiert erfolgen. Ein häufiger Stolperstein sind zum Beispiel doppelte E-Mail-Adressen: Wenn eine Adresse bereits im Zielsystem existiert und schon an einer anderen Stelle verwendet wird, führt das beim Umzug zu Problemen. Der Migration Manager prüft die Domino- und Exchange-Umgebungen daher zunächst auf Duplikate. Auch Berechtigungen sind ein heikles Thema. Wenn ein Nutzer zum Beispiel einem Team oder einer ganzen Abteilung Zugriff auf bestimmte E-Mails erteilt hat, sollten diese Rechte erhalten bleiben. Bei der Migration gehen die Freigaben aber häufig verloren. Deshalb ist es wichtig, Gruppen vorab aufzulösen und die Berechtigungsstruktur sauber zu analysieren und zu übertragen.

Verschlüsselte E-Mails

Eine weitere Herausforderung liegt in der Migration von verschlüsselten E-Mails, denn Exchange übernimmt die Verschlüsselung aus Notes nicht. Die Nachrichten liegen nach dem Umzug also im Klartext vor. Dieses Problem kommt zum Beispiel beim klassischen Chef-Sekretärin-Prinzip zum Tragen: Die Sekretärin hat zwar Zugriff auf Termine und E-Mails des Chefs, soll aber nicht alle Nachrichten lesen können. Also verschlüsselt der Chef sensible Mitteilungen. Wie aber schützt man diese auch nach der Migration vor neugierigen Blicken? Ein Migration Manager kann dafür einen Trick anwenden: Die E-Mails werden zwar nicht erneut verschlüsselt, aber so versteckt, dass nur der Eigentümer sie sehen darf.

Viele Unternehmen glauben zunächst, dass sie ihre Domino-Umgebung komplett abschalten können, sobald sie ihr E-Mail-System migriert haben. Doch das ist sehr häufig ein Trugschluss. Denn meist laufen auf der Plattform noch zahlreiche wichtige Applikationen. Entwickler haben über Jahre hinweg spezialisierte Anwendungen für das damalige Lotus Notes geschrieben, die sich nicht einfach durch Standardsoftware ersetzen lassen.

Um sie nach SharePoint zu migrieren, müsste man die Applikationen neu entwickeln. In den meisten Fällen wäre das zu teuer. Von heute auf morgen vollständig aus Domino auszusteigen, ist daher in der Regel nicht möglich. Stattdessen empfiehlt es sich, die alte Umgebung nach und nach zu reduzieren und den Ausstieg schrittweise durchzuführen. Auch dafür ist zunächst – wie beim E-Mail-System – eine Bestandsaufnahme wichtig.

Denn häufig haben die IT-Verantwortlichen gar keinen Überblick mehr, welche Applikationen noch auf der Domino-Plattform in Betrieb sind und welche davon überhaupt genutzt werden. Dies gelingt mit entsprechenden Analyse-Tools. Anwendungen, die keiner mehr einsetzt, kann man in ein Archivsystem verschieben und dann zumindest schon einmal einen Teil der Domino-Server abschalten.

Apps modernisieren

Applikationen, die die Mitarbeiter noch nutzen, sollte man genau unter die Lupe nehmen und in Microservices zerlegen. Denn in vielen Fällen benutzt die Mehrheit der Anwender nur sehr wenige Funktionen der oft komplexen Programme. Die meisten Nutzer verwenden eine CRM-Applikation zum Beispiel lediglich dazu, um Kundendaten oder Ansprechpartner zu ermitteln. IT-Verantwortliche können diese Minimalfunktionen auch über eine Browseroberfläche oder eine mobile Applikation zur Verfügung stellen, die über einen Webservice oder ein REST API mit der ursprünglichen Domino-Anwendung kommuniziert.

Sie müssen dafür nur das Userinterface und nicht das komplette Programm neu entwickeln. Indem man auf diese Weise Benutzeroberfläche, Business-Logik und Daten voneinander trennt, wird die Applikation zukunftssicher. Möchte man sie später einmal komplett ersetzen, muss an den Schnittstellen nichts geändert werden. Denn das User-Interface greift weiterhin per REST API auf die Daten zu, egal ob sie in einer Notes-Datenbank oder anderswo liegen. Ziel sollte sein, nach und nach alle wichtigen Anwendungen Browser-basiert zugänglich zu machen. So können Unternehmen zunehmend auf Notes Clients verzichten. Das spart Lizenzkosten und reduziert den Management-Aufwand.

Die Ablöse von IBM Domino ist ein schrittweiser Prozess. Die meisten Unternehmen beginnen, indem sie ihr E-Mail-System migrieren. Dabei helfen Automatisierungs-Lösungen, die die Umzugsplanung erleichtern, die Kommunikation verbessern und auch Problemfälle wie verschlüsselte Mails oder Gruppenfreigaben bewältigen. Doch nach der Migration bleiben oft noch wichtige Applikationen in der Domino-Umgebung zurück. Indem man sie in Microservices zerlegt, wichtige Funktionen beispielsweise in die Cloud oder andere Plattformen hebt und Standard-Schnittstellen einsetzt, kann man sie nach und nach modernisieren. So lässt sich der Umstieg auf andere Plattformen kosteneffizient meistern.

Stephan Kopp

ist Senior Consultant und Developer bei Axians IT Solutions

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