IT-Lösungen für Fachabteilungen im Unternehmen

Agile und erfolgversprechende digitale Transformation

Wie viele Clouds braucht ein Unternehmen?

Quelle: Fabasoft

Cloud Computing boomt, ohne Cloud keine digitale Zukunft – so lautet die Vorgabe in vielen Unternehmen. Aber wie viel und welche Cloud darf es sein? Soll es eine Cloud-Lösung für das gesamte Unternehmen sein, oder sind hochspezialisierte Services für die individuellen Anforderungen der verschiedenen Fachbereiche nötig? Unternehmen, die den Weg in die Wolke anvisieren, fragen sich häufig, welche Cloud-Strategie sich für ihre speziellen Anforderungen am besten eignet.

Richtungsangabe

Quelle: Fabasoft

Egal wie groß das Unternehmen ist oder welcher Branche es angehört: An der Wolke führt kein Weg vorbei. Die Marktforscher von IDC prognostizieren in diesem Zusammenhang, dass die Cloud-Umsätze in Deutschland von 2,8 Milliarden Euro im Jahr 2015 auf neun Milliarden Euro bis 2020 anwachsen werden. Dieser Erhebung zufolge werden innerhalb der kommenden zwei Jahre bereits zwei Drittel der Unternehmen in Deutschland auf Cloud Computing setzen.

Die Nutzung derartiger Services nimmt hierzulande kontinuierlich zu, und immer mehr Abteilungen überlegen sich, wie sie die vielfältigen Möglichkeiten für ihre Belange nutzen können. Dies ist auch der Tatsache geschuldet, dass immer mehr Prozesse über die Grenzen von Organisationen, IT-Infrastrukturen und Ländergrenzen hinweg gelenkt und Geschäftsprozesse hierdurch über diese Grenzen hinweg verlängert werden. Auch externe Partner werden so Teil der eigenen digitalen Organisation, was Arbeitsabläufe signifikant beschleunigt.

Auch Prozessbrüche gehören so der Vergangenheit an. Eine Herausforderung, der sich Unternehmen in diesem Zusammenhang vermehrt stellen müssen: Intern ist die Dokumentenlenkung in den meisten Fällen strategisch durchdacht und sicher geregelt. Geht es um das Teilen von Informationen mit externen Ansprechpartnern, greifen Mitarbeiter aber doch wieder auf E-Mail oder Download-Link zurück – ein unsicheres, fehlerbehaftetes und ineffizientes Vorgehen. Cloud-Dienste schaffen hier Abhilfe – sie befeuern sowohl interne, als auch externe Prozesse, ihr Einsatz sollte jedoch gut geplant sein.

Die treibende Kraft hinter dieser Entwicklung sind die Fachabteilungen, denn sie müssen einerseits die Produktivität erhöhen und die Effizienz steigern – speziell bei deutschen Industrieunternehmen – und tragen nachhaltig zur Weiterentwicklung des Unternehmens und zur Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit bei. Andererseits geht es vermehrt darum, das Kundenerlebnis zu verbessern. Denn ist der Kunde Teil der erweiterten digitalen Organisation, können ihm hochwertigere Services angeboten werden. Einblicke in laufende Projekte verbessern sich, Feedback wird direkt und schneller verarbeitet, Informationen rund um die Uhr und auf den verschiedensten Geräten werden zur Verfügung gestellt. Last but not least erfahren Unternehmen noch besser, was die Bedürfnisse der jeweiligen Zielgruppe sind.

Cloud-Strategie planen

Quelle: Fabasoft

Sieben von zehn Fachbereichen evaluieren und budgetieren Cloud-Services laut einer aktuellen IDC-Studie entweder eigenständig oder innerhalb eines Entscheidergremiums. Dass die Fachbereiche sich vermehrt selbst darum kümmern, welche Cloud-Lösung sich für ihre Belange am besten eignet, ist jedoch nur auf den ersten Blick eine Erleichterung für die IT. Die Krux: Jeder Fachbereich hat andere Anforderungen und andere Prozesse und braucht daher eine andere Lösung.

Hierfür komplett individualisierte und unterschiedliche Services zu nutzen, bedeutet im Umkehrschluss, dass diese alle miteinander und speziell mit der vorhandenen IT-Infrastruktur integriert, beziehungsweise verknüpft werden müssen – eine Herkulesaufgabe. Es gibt zwar für alle möglichen Anwendungsfälle hochspezialisierte Cloud-Services, oft werden diese allerdings nur als „SaaS“-Services angeboten.

Das bedeutet: Ein Softwarehersteller bietet seine On-Premise-Software mandantenfähig auf einem Server an. Sicherheit und Skalierbarkeit sowie eine agile Weiterentwicklung bleiben allzu oft auf der Strecke. Die Rolle der IT 2017 ist es, Cloud-Architekturen in diesem Spannungsfeld sicher zu planen, Cloud-Technologien einzuführen und neue Services zu integrieren. Der Gang in die Wolke entlastet die Mitarbeiter der IT-Abteilung dann idealerweise bei der Erfüllung von Compliance-Anforderungen: Sie haben mehr Zeit und Ressourcen für andere Aufgaben und können sich beispielsweise verstärkt mit neuen Tools, Systemen und „Continuous Integration“ beschäftigen.

Viele CIOs suchen in diesem Zusammenhang nach Standardlösungen, mit denen sich alle oder möglichst viele Use Cases umsetzen und Fachbereichsanforderungen adressieren lassen. Die eierlegende Cloud-Wollmilchsau muss her. Eine derartige Super-Cloud-Lösung zu finden, beziehungsweise zu schaffen, setzt jedoch viel Zeit, Aufwand und ein intensives Befassen mit der Materie voraus – ein langwieriges Projekt, das vielen Fachbereichen zu lange dauert. Sie suchen daher eigenständig eine Lösung, und die Schatten-IT wächst. Will der CIO nicht zwischen dem Druck aller Fachbereiche zerrieben werden oder intern als „Verhinderer“ dastehen, muss eine rasche Lösung her, die auf Standards basiert, und bei der er die Kontrolle behält.

Standards optimal nutzen

Die optimale Wahl sind professionelle Business-Cloud-Lösungen, die es ermöglichen, die Aufbauorganisation mit Business Units und Rollen, zu importieren, die eventuell sogar bereits in SAP vorhanden sind. Ideal sind zudem Lösungen, die Prozesse auf dem BMPN-Standard von bereits im Haus definierten Prozessen importieren können, oder bei denen der Fachbereich problemlos, aufbauend auf der importierten Aufbauorganisation mit einem grafischen BPMN-Editor (BPMN steht für „Business Process Model and Notation“) eigenständig seine Prozesse definieren kann, die der CIO im Folgenden freigibt.

Geachtet werden sollte darüber hinaus auch auf eine Lösung, die Daten in deutschen Rechenzentren vorhält, die höchsten Sicherheitsansprüchen genügt, und mit der sich den Fachbereichen innerhalb weniger Tage Lösungen anbieten lassen. Beispiele für strenge Sicherheitsvorgaben und Prüfsiegel, die als Richtschnur bei der Anbieterauswahl dienen können, sind BSI C5, EuroCloud Star Audit, ISO 20000, ISO 27001, ISO 27018 oder TÜV Rheinland.

So hat der CIO eine Plattform an der Hand, mit der er den Fachbereichen extrem schnell Lösungen für ihre Anforderungen anbieten kann. Zugleich gelingt es einfacher, die Schatten-IT einzudämmen und die Kontrolle über das Gesamtsystem zu behalten. Denn der CIO gibt stets die Aufbauorganisation vor. Die Cloud-Lösung wiederum bietet bei entsprechender Zertifizierung Datensicherheit, Transparenz, Nachvollziehbarkeit. Prozessexzellenz und mehr. Nicht zu vergessen ist die volle Skalierbarkeit aufgrund des Pay-per-Use-Ansatzes.

Bald wird die Cloud, so die IDC, das vorherrschende IT-Architektur-Modell und technologische Framework für die digitale Transformation in allen Unternehmen sein”. Damit dieser Wandel gelingen kann, ist es essentiell, dass Unternehmen aus der Digitalisierung kein IT-Wasserfallprojekt machen, da sie dann viele Monate Vorlaufzeit haben, bevor sie eine erste Lösung verwenden können.

Stattdessen sollten sie rasch evaluieren, wo sich geeignete Prozesse befinden, an denen viele Personen und Externe, in erster Linie der Kunde, beteiligt sind. Dann sollten sie kurzfristig mit einer Lösung für diesen ausgewählten Ablauf oder eine Reihe von Anwendungsfällen starten. Dies setzt vonseiten der IT eine allgemeine Vorgabe voraus, welche Cloud-Lösungen verwendet werden dürfen. Es gilt, Mindestzertifikate, technische Mindestanforderungen, Mindest-APIs und weiteres zu beachten. Ein CIO definiert dazu im Vorfeld die Rahmenbedingungen.

Als Basis kann beispielsweise der Anforderungskatalog C5 des BSI dienen. Wichtig sind Standards, die vorgeben, wie Prozesse definiert werden und wie die Koppelung mit den bestehenden IT-Infrastrukturen aussieht. Die Modellierung der Lösungen selbst kann dann zumindest teilweise der Fachbereich übernehmen. Mittels grafischem BPMN 2.0 Editor lassen sich beispielsweise schnell, einfach und ohne Programmierkenntnisse individuelle Geschäftsprozesse aufsetzen. Das entlastet die interne IT, und der CIO trägt nachhaltig zum Fortschritt der digitalen Transformation bei.

Andreas Dangl

ist Business Unit Executive für Cloud-Services bei Fabasoft.

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