IT-Lösungen für Fachabteilungen im Unternehmen

Eine gute Grundlage für unternehmerische Entscheidungen

Tools ersetzen keine Intelligenz

Quelle: prevero

Die hohe Bedeutung datenbankgestützter Planungssysteme und ihr großer Nutzen werden bei den meisten größeren und auch bei mittleren Unternehmen schon längst nicht mehr in Frage gestellt. Dabei geht es natürlich darum, die jeweils maßgeblichen Unternehmenszahlen in den richtigen Kontext zu stellen und daraus die entsprechenden Erkenntnisse zu gewinnen. Darüber hinaus sind aber auch noch andere Einsatzgebiete solcher Tools entscheidend, denn die unternehmerische Weitsicht hängt nicht unwesentlich davon ab, ob man die Planzahlen „nur“ buchhalterisch korrekt abbilden möchte, oder ob man - gewissermaßen zahlenspielerisch - zukünftige plan- und auch außerplanmäßige Ereignisse simulieren will. Dann sieht man nämlich, wie sich das Unternehmen in welcher Situation verhält und wie - oder ob - es den unterschiedlichen Anforderungen der Märkte gewachsen ist. Das Resultat: eine vernünftige, abgesicherte Grundlage für unternehmerische Entscheidungen.

Akribische Planung

Die Zeiten für Unternehmer haben sich grundlegend gewandelt. Das gilt auch und gerade für die Bedeutung, die die Planzahlen für ein Unternehmen haben und die Akribie, mit der beispielsweise Banken sich diese Zahlen anschauen und auf Nachhaltigkeit prüfen, ehe sie über Wohl oder Weh eines Unternehmens, sprich: über eine Kreditvergabe entscheiden. Wohl dem, der seine Unternehmensstrategie - also die Ausrichtung des Unternehmens für die nächsten 3 bis 5 Jahre festgelegt hat und dies mit operativen Maßnahmen und Zahlen untermauern kann. Oder auch: wohl dem, dessen operative Planung wasserdicht ist, und dessen Zahlenkonstrukte planerische Stresstests und Budgetsimulationen sicher und robust überstehen.

Zu den operativen Daten gehören die Umsätze und Kosten, die Entwicklung von Gewinnen oder Verlusten und beispielsweise die Liquidität. Ebenso dazu zählen die Entwicklung bestimmter Produktgruppen, die Aufsplittung von Kosten und deren Zuordnung zu geplanten Gewinnen, eine unterjährige Information zur Entwicklung der Planzahlen und natürlich die Kontrolle der Zielerreichung durch Abweichungsanalysen. Ganz praktisch bedeutet das, dass eine gute Unternehmensplanung alle Facetten von Planung und Controlling abdeckt, und dass vor allem auch alle angrenzenden Planungsthemen berücksichtigt werden:

Sind die Planzahlen von Einkauf, Vertrieb und Logistik aufeinander abgestimmt? Wurden bei der Personalplanung die besonderen saisonalen Anforderungen an mein Produkt bedacht, ist die Wettbewerbssituation ausreichend gewürdigt? Entscheidend ist daher eine Integration aller Planungsprozesse: Top down von der Geschäftsleitung, Bottom up von Vertrieb und Kostenstellenleitern, gefolgt von einer gemeinsamen Korrektur- und Umsetzungsrunde.

Integration der Rechenprozesse

Alexander Springer, Mitbegründer und CEO der prevero Group; Quelle: prevero

Voraussetzung für eine software-gestützte Unternehmensplanung ist natürlich die höchstmögliche Integration aller internen Rechenprozesse. Wird in den Planzahlen nur eine einzige Stellgröße – zum Beispiel der geplante Umsatz eines bestimmten Artikels – verändert, so hat das Änderungen in vielen anderen Werten zur Folge, die mit dieser Umsatz-Planzahl zusammenhängen: Die Auswirkungen sind daher spürbar bei den sich ändernden Vertriebskosten, bei Skonti, Rabatten, Wareneinsätzen, Lagerhaltung, von der Umsatz- und Vorsteuer bis hin zur Zahllast, die an das Finanzamt zu leisten ist.

Viel Neues für diejenigen, die zukünftig auch mit einem professionellen Planungstool arbeiten und von der Datentransparenz profitieren möchten? Wie man es nimmt. Recht einfach und „geräuschlos“ geht so eine Umstellung vor sich, wenn die Software intuitiv in der Bedienung, flexibel und in der Anwendung skalierbar ist. Denn eines haben fast alle „Wechselwilligen“, also all jene, die bislang ausschließlich mit Excel arbeiten, gemeinsam: Sie alle leiden unter dem immens hohen Aufwand, den die Erstellung der meist monströsen und kaum noch kontrollier- und durchschaubaren Listen mit sich bringt. Und sie leiden unter ihrer Abhängigkeit - zumeist von dem einen Menschen im Unternehmen, der noch den Überblick hat und der die Excel-Listen erstellt. Das größte Aha-Erlebnis: die Erkenntnis, dass die richtige Software nicht nur Tool ist, sondern Intelligenz mitbringt. Und als Grundlage für eine gute Entscheidung unverzichtbar ist.

Alexander Springer

ist Mitbegründer und CEO der prevero Group mit Hauptsitz in München und Niederlassungen u.a. in der Schweiz.

Zehn ToDos:

Zu den zehn wichtigsten Dingen, die es bei der Anschaffung eines Tools für Unternehmensplanung und -controlling zu beachten gilt, gehören:

1. Funktionalität: Technik allein nutzt nichts, die Software muss vor allem Ihre Prozesse optimal unterstützen.
2. Standardisierung: Achten Sie auf eine hohe Standardisierung. Wichtig sind ausgereifte Planungsfunktionen, Datenverteilung und -aggregation, Forecasting, Parameter- und Struktursimulationen, Workflow, Kommentierungen, etc.
3. Implementierung: Bestehen Sie auf kurzen Implementierungszeiten. Nach Anschaffung der Software möchten Sie gleich mit Ihrer Planungssoftware arbeiten und nicht monatelang warten, ehe Installation und Implementierung abgeschlossen sind.
4. Planungsstrategien: Achten Sie darauf, dass wirklich alle Planungsstrategien unterstützt werden: Bottom-up, Top-down, Gegenstromverfahren.
5. Integriertes Toolset: Achten Sie darauf, dass der Hersteller Ihnen ein umfassendes und integriertes Analyse-Berichtswesen-Dashboarding-Toolset liefern kann, zum Beispiel Management-Berichte, Soll-Ist-Vergleiche, Abweichungsanalysen, Management- und Kennzahlen-Cockpits, etc.
6. ERP-Anbindung: Wichtig ist eine umfassende ERP-Anbindung mit integrierter Planung und vordefinierten Konnektoren, damit alle Daten problemlos übernommen werden können.
7. Forecasting und Simulation: Ausgereifte Forecasting- und Simulationsmöglichkeiten sind sehr wichtig, damit Sie alle „Was-wäre-wenn“-Szenarien problemlos und ohne jede Einschränkung darstellen können.
8. Strategiemanagement: Legen Sie Wert auf ein integriertes Strategiemanagement mit Mehrjahresplanung, strategischer Planung unterschiedlicher Geschäftsfelder, auch mit Risikomanagement.
9. Transparenz: Wichtig ist, dass alle Maßnahmen und Empfehlungen Ihres Software-Anbieters nachvollziehbar und für Sie verständlich sind.
10. Augenhöhe: Neben den „hard facts“ müssen auch die „soft facts“ stimmen: Prüfen Sie, ob sich Ihr BI-Anbieter auf Augenhöhe mit Ihnen befindet, denn Sie müssen einige Zeit miteinander auskommen, da muss auch die Chemie stimmen.

Alexander Springer