Direkter und ortsunabhängiger Informationszugriff auf Personalakten Sicherheit für digitale Personalakten

Ganz oben auf der Agenda im Bereich der Personalsoftware rangiert eine Forderung: „Sicherheit für digitale Personalakten – für eine lange Zeit“. Lassen sich Unternehmen auf die digitale Verwaltung der Personalakten ein, profitieren sie von einem schnelleren, direkten und ortsunabhängigen Informationszugriff und reduzierten Verwaltungsaufwand.

Aufbewahrungsfristen

Hinsichtlich der Aufbewahrung der elektronischen Dokumente stellt sich heutzutage die Frage nach dem richtigen Format. Schließlich geht es darum, diese Informationen rechts- und revisionssicher langfristig vorzuhalten. Mit Nutzung von PDF/A als ISO-Standard für die Langzeitarchivierung können Unternehmen dies gewährleisten.

Es gibt keine Rechtsvorschrift, die definiert, wie lange Personalakten aufzubewahren sind, sodass Unternehmen sich an Vorgaben aus dem Steuer- bzw. Sozialversicherungsrecht orientieren. Dort beträgt die Aufbewahrungsfrist ab Ende des laufenden weitere sieben bis zehn Jahre. Im Personalbereich konkurriert das zwar mit dem Bundesdatenschutzgesetz, das wegen Datensparsamkeit empfiehlt, Daten möglichst bald wieder zu löschen. Allerdings haben nach allgemeiner Rechtsprechung die konkreten Vorschriften aus dem Steuer- bzw. Sozialversicherungsrecht Priorität, weswegen Unternehmen die Personalakten in der Regel zehn Jahre vorhalten. Einige sogar länger, um beispielsweise Mitarbeitern bei der Rentenklärung zu helfen.

Garantierte Reproduzierbarkeit

Zehn Jahre sind in der IT eine lange Zeit und es ist nicht ohne weiteres garantiert, dass Dokumente dann noch reproduzier- und damit lesbar sind. Weder das herkömmliche PDF noch die Formate, die unterschiedliche Softwarelösungen, wie MS-Office-Produkte, generieren, können dies sicher gewährleisten. Darüber hinaus sollte ein zusätzlicher Prüf- und Validierungsschritt sicherstellen, dass bei der Erzeugung/Konvertierung der Dokumente kein Fehler aufgetreten ist, sondern dass das Dateiformat fehlerfrei erzeugt werden konnte und darstellbar ist.

Wenn dann diese Dokumente Bestandteil eines Rechtsstreites werden, kann das für Unternehmen unabsehbare Folgen haben. Nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme muss dokumentiert werden, mit welchen technischen Verfahren und organisatorischen Maßnahmen sichergestellt wird, dass ein digitales Dokument der gescannten Papiervorlage 1:1 entspricht bzw. digital erzeugte Dokument unveränderbar abgelegt wurden. Zweifelsohne sind solche Fälle eher selten, aber wenn es dazu kommt, geht es in der Regel um hohe Summen, von einem möglichen Imageschaden ganz zu schweigen.

Lösung mit Format

Mit TIFF und PDF/A existieren zwei Formate, die langzeitarchivierbar sind. Die Vorteile, die PDF/A bietet, wie die Volltext-Recherchierbarkeit, Farbe und kleine Dateigröße, machen es zu dem heute bevorzugten Archivierungsformat, das bei zahlreichen Behörden und Unternehmen das TIFF-Format inzwischen verdrängt hat. Insbesondere bei farbigen Dokumenten, wie sie im Personalbereich vorkommen, machen sich die kleinen Dateigrößen bemerkbar.

Wenn diese Farbinformationen eine Beweiskraft haben, ist der Fall ohnehin klar: dann müssen sie, so besagen es die GoBD, bei der Archivierung erhalten bleiben. Dies kann bei Personaldokumenten durchaus der Fall sein. Einige Unternehmen verwenden beispielsweise Formulare in unterschiedlichen Farben für unterschiedliche Zuständigkeiten: blaue Formulare für den Betriebsrat, grüne für Führungskräfte oder Ähnliches. Unabhängig davon ist es – beispielsweise bei den Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen – wegen dem Wiedererkennungseffekt komfortabler, eine farbige Akte zu haben, die zu nahezu 100 Prozent dem Original-Papierpendant gleicht.

Entscheidet sich ein Unternehmen für PDF/A, muss es sicherstellen, dass die archivierten Dokumente dem ISO-Standard entsprechen. Dieser schreibt detailliert vor, welche Inhalte erlaubt sind und welche nicht. Durch diese und andere Vorschriften ist eine langfristige Lesbarkeit der Dokumente garantiert – und zwar unabhängig davon, mit welcher Anwendungssoftware und auf welchem Betriebssystem sie ursprünglich erstellt wurden.

Die aconso AG nutzt dafür den pdfaPilot der callas software GmbH mit ihrer Lösung für die digitale Personalakte und bietet die automatische und integrierte PDF/A-Validierung und -Konvertierung ihren Kunden optional als Sicherheitspaket an. Die Validierungssoftware lässt als eine Art Wächter am Eingang zum Archiv ausschließlich PDF/A-konforme Dokumente zu. Ist das Dokument noch keine PDF/A-Datei, konvertiert der pdfaPilot dieses nach PDF/A.

In den Ausnahmefällen, in denen die Konvertierung nicht gelingt, wird der Anwender darauf hingewiesen, dass manuelles Zutun erforderlich ist. Oftmals geht es beispielsweise darum, die verwendeten Schriften bei der Konvertierung bereitzustellen, damit diese eingebettet werden können. Diese PDF/A Vorschrift stellt sicher, dass sie dann auch in der Zukunft für die Anzeige des Dokumentes zur Verfügung stehen. Somit können Unternehmen gewährleisten, dass alle Dokumente in ihren digitalen Personalakten rechts- und revisionssicher langzeitarchiviert sind. (rhh)

Dr. Martin Grentzer,

Vorstand, aconso AG