IT-Lösungen für Fachabteilungen im Unternehmen

Transaktionskosten über die gesamte Wertschöpfungskette senken

Technologien im Handel

Quelle: Onventis

Der digitale Wandel verändert Einkauf und Beschaffung gravierend und trägt nachhaltig zu einer Kostensenkung bei. Wer sich konsequent selbst digitalisiert, kann deutliche Effizienzsteigerungen erzielen und schafft die Voraussetzungen, auch zukünftig wettbewerbsfähig sein zu können. Ein Schlüssel sind u.a. durchgängige, smarte E-Logistiklösungen für eine dezentrale Beschaffung mit kurzen Wegen über ein Procurement Network aus der Cloud.

E-Logistiksysteme

Quelle: Onventis

Ob gewöhnliche C-Teile, moderne Elektronikbauteile oder Zubehör für Robotik, technische Händler decken ein breites Spektrum ab. C-Teile sind bspw. Schrauben, Muttern, Unterlegscheiben, Dichtungen, etc., also Teile mit eher geringem Einkaufsvolumen, jedoch hohem Beschaffungsaufwand. MRO-Teile, sprich Maintenance, Repair and Operations-Bauteile für Wartung, Reparatur und Betrieb, fallen oft ebenfalls unter diese Kategorie.

Wie aber kommt Wertschöpfung in das C- bzw. MRO-Teil? „Einen Arbeitsschuh oder ein Standardwerkzeug liefern können viele, aber die Wertschöpfung um den Schuh herum, die schlanke Be-schaffung ohne hohe Lagerbestände, die dezentrale Ausgabe am Verbrauchsort mit smarten E-Logistiklösungen ist wertschöpfend“, erklärt Frank Düringer, Leiter Materialwirtschaft & Industrieservice bei E/D/E.

Die E/D/E Gruppe ist ein klassischer Verbund, der Fachhändler und ihre Kunden u.a. dabei unterstützt, dass C- und MRO-Teile automatisiert dorthin gelangen, wo sie auch gebraucht werden. Frank Düringer: „Im Mittelpunkt steht für uns die Wertschöpfung. E-Procurement kann diese durch die Digitalisierung der Prozesse auf ein anderes Level heben. Unser Ansatz ist dabei eine effiziente 360-Grad-Vollversorgung. Die Beschaffung von C-Teilen soll möglichst vollautomatisiert ablaufen, sodass der Einkauf entlastet wird und mehr Zeit für die strategische Beschaffung bleibt.“

Die operativen Tätigkeiten in der Beschaffung werden also auf ein Minimum reduziert. Die Mitarbeiter, die heute nur Arbeitskleidung und C-Teile beschaffen und relativ wenig Einspareffekte damit erzielen, können sich auf den strategischen Einkauf konzentrieren. Düringer: „Für den Einkauf muss heute die Beschaffung der Werttreiber im Mittelpunkt stehen. Neueste Kriterien und Benchmarks bieten hier ein breites Betätigungsfeld. Für die Automation der Beschaffung von Standardprodukten haben unsere Händler die passenden Lösungen.“

„Die Gesamtkosten eines Beschaffungsobjektes resultieren einerseits aus den Objektkosten und andererseits aus den Bestell- und sonstigen Abwicklungskosten“, erklärt Prof. Dr. Willi Muschinski (siehe Interview im dritten Abschnitt). „Insbesondere bei C-Materialien übersteigen in der Regel die Transaktionskosten für die Beschaffung die Objektkosten oft um ein Vielfaches. Das Augenmerk in der Kostensenkung muss deshalb auf der Vereinfachung der Prozesse liegen. Hierbei ist es wichtig, die Prozesskosten durch Digitalisierung nachhaltig zu senken.“

Digitalisierung der Beschaffung

Zu einer nachhaltigen Prozesskostensenkung kann eine dezentrale Warenausgabe beitragen. Bei E/D/E kommen unterschiedliche E-Technologien zum Tragen. Dabei nimmt das E/D/E gemeinsam mit seinen Fachhändlern nicht nur den Einkauf per se unter die Lupe, sondern schaut ebenso ins Lager und auf die Beschaffungslogistik bei den Kunden. Die Frage lautet: Wie können intelligente Systeme dazu beitragen, die Warenverwaltung, Warenvereinnahmung und -ausgabe zu optimieren. „Wir implementieren neue Technologien, wir nennen das intelligente Warenausgabesysteme oder E-Logistik-Systeme“, so Frank Düringer. Die E-Logistik-Systeme sind an das Onventis Procurement Network gekoppelt, welches komplett in der Cloud befindet, wodurch der Industrie4.0-Ansatz von E/D/E unterstützt wird.

Beispielsweise wird mittels flexibler Warenausgabeautomaten (ETT-Electronic Tool Terminals) sichergestellt, dass Betriebsmittel dezentral und versorgungssicher ausgegeben werden. Diese Vending-Automaten stehen in der Fertigung, um Betriebs- und Hilfsmittel wie Arbeitsschuhe, Handschuhe oder Werkzeuge produktionsnah und dezentral am Verbrauchsort zu bevorraten. Der Vorteil: Die Wege innerhalb des Fertigungsbetriebs zu den zentralen Ausgabestellen entfallen, Zeit und Kosten werden gespart. „Die Wegezeit fällt weg und die Mitarbeiter sind länger an ihrem Arbeitsplatz und produktiver“, weiß Frank Düringer aus über 250 Installationen solcher E-Logistiksysteme.

Ein weiterer Vorteil ist die gleichzeitige Zuordnung zu einem Auftrag und zur Kostenstelle, wenn ein Mitarbeiter mit seinem Betriebsausweis etwas aus dem ETT-Automaten entnimmt. Einerseits werden nur die Arbeitsmittel „ausgeworfen“, die zum jeweiligen Auftrag gehören, andererseits wird verhindert, dass falsche Hilfsmittel verwendet werden, etwa Sicherheitshandschuhe, die gar nicht für die vorgesehene Aufgabe geeignet sind.

Ein weiteres Systemmodul ist die RFID-Technologie. Anhand einfacher Karten, die mit einem Chip verheiratet sind, wird die Produktbeschaffung gesteuert: Bei Bedarf wirft der Mitarbeiter die Karte in einen „Briefkasten“ bzw. steckt sie in ein Bestellbord mit eingebautem RFID-Lesegerät und Antenne. Bei Einwurf der Karte wird automatisch ein Auftrag im E-Procurement ausgelöst. „Der Mitarbeiter löst so die Bestellung neuer Arbeitsschuhe oder eines Kanbanbehälters mit Schrauben aus – die Einkaufsabteilung muss den Prozess nur noch per Klick genehmigen“, fügt Frank Düringer hinzu. „Aber auch dieser Schritt ist überflüssig, wenn diese Art des E-Procurement im Betrieb eine Selbst-verständlichkeit ist. Die Verantwortung geht so ein Stück weit auf die Mitarbeiter über, die auch Anwender sind.“

Das dritte E-Logistiksystem funktioniert ähnlich dem von Amazon bekannten Dash Button. Hinter jedem Dash Button steht immer ein bestimmtes Produkt, dessen Bestellung auf Knopfdruck beim Fachhändler ausgelöst und das innerhalb einer vordefinierten Lieferzeit bis an den Arbeitsplatz geliefert wird. „Früher haben diese innerbetriebliche Bereitstellung von Betriebs- und Hilfsmitteln oft externe Wartungsdienstleister ohne Versorgungsexpertise mit viel Manpower-Einsatz übernommen“, weiß der Beschaffungsexperte. „Das hat gedauert und war ineffizient.“ Um mit den smarten Beschaffungslösungen eine hohe Verfügbarkeit zu erreichen, werden Anwender, Einkauf und Zulieferer, also der Fach-händler, über das E-Procurement digital vernetzt. Düringer: „Der große Vorteil der Lösung von Onventis ist, dass sie in der Cloud verfügbar ist. Dadurch wird der gesamte Prozess extrem flexibel, übersichtlich und planbar.“ Aufgrund der direkten Anbindung lassen sich etwa die Ver-bräuche ermitteln und analysieren, etwa um festzustellen, wie hoch die Umschlagshäufigkeit einzelner Artikel ist.

„Als Einkaufsverbund arbeiten wir mit Zulieferern von MRO-Teilen, von Werkzeugen, Arbeitsschutz, Betriebseinrichtungen und Befestigungs-technik europaweit sehr eng zusammen“, sagt Düringer. Im Zentrallager in Wuppertal bevorratet das E/D/E für seine Mitglieder über 100.000 Artikel. „Genauso vielfältig wie das Produktportfolio unserer Fachhändler müssen die Schnittstellenoptionen in modernen E-Procurement-Lösungen sein. Die Kommunikation mit vor- und nachgelagerten Systemen wie E-Shops im Industrieumfeld, mit anderen Warenausgabelösungen, Paternosterschränken, mit ERP-Systemen und ganz wichtig mit Supply-Chain-Lösungen, muss einfach und komfortabel funktionieren. Das ist unser Credo, denn die Digitalisierung soll ja nichts komplexer machen, ganz im Gegenteil“, so Düringer.

Sind die Bestell- und Beschaffungsprozesse durchgängig digitalisiert, lassen sie sich mittels Big Data auswerten, um bspw. das eigene Bestellverhalten zu analysieren. Ein Beispiel aus der Praxis nennt Prof. Muschinski: „Ein Unternehmen fertigt an verschiedenen Standorten und bezieht C-Materialien von einem Händler. Wenn nun jedes Werk autonom bestellt, kann dieses unkoordinierte Abrufverhalten dazu führen, dass höhere Kosten entstehen. Durch Digitalisierung und die daraus resultierende hohe Datentransparenz wird nun das Bestellverhalten in den einzelnen Werken offengelegt. Mittels Algorithmen lassen sich die Bestellungen so koordinieren, dass bei dem Händler weniger Abrufe entstehen und infolge dessen bessere Abrufrabatte erzielt werden können bei gleichzeitiger Reduzierung der Logistikkosten. Und auch der Händler senkt dadurch seine Transaktionskosten nachhaltig – eine typische Win-win-Situation.“

Drei Fragen an Prof. Muschinski

Herr Prof. Muschinski, ihr Fachgebiet ist die strategische Beschaffung, wie wichtig ist dabei aus Ihrer Sicht die Digitalisierung für den Handel?

Prof. Muschinski: Idealerweise wäre es, wenn Disposition und Distribution in der Beschaffung miteinander automatisch verknüpft sind, so dass möglichst geringe Prozesskosten anfallen. Insbesondere bei der Distribution im Handel können neue Technologien wie der Einsatz von RFID-Chips oder intelligenter Warenausgabesysteme dabei helfen, diese Prozesskosten deutlich zu senken.

Und wie weit würden Sie dabei gehen?

Prof. Muschinski: Die digitale Vernetzung von Absatz- und Beschaffungsmarkt ist heute bereits state oft the Art, auch wenn diese bei weitem noch nicht bei allen Unternehmen komplett umgesetzt ist. Der nächste Schritt wäre dann die Erweiterung über die gesamte Supply Chain hinweg. Dies ist jedoch, von wenigen Leuchtturmprojekten abgesehen die Zukunft.

Was bedeutet das auf die Beschaffungsfunktionen bezogen?

Prof. Muschinski: Das bedeutet, dass alle operativen Prozesse der Beschaffung und des Vertriebs digitalisiert und ohne Personaleinsatz ablaufen müssen, um entsprechend eine hohe Verfügbarkeit der Materialien bei geringen Lagerhaltungskosten und Preisen zu realisieren.