IT-Lösungen für Fachabteilungen im Unternehmen

Frachteinkauf in der Maschinen- und Anlagenbaubranche

Detaillierter Blick offenbart Prozessdefizite

Verkehrsträger Quelle: MNBB Studio Shutterstock.com

Volle Auftragsbücher sind ein Grund zur Freude, erfordern aber auch eine effiziente Transportlogistik: Die Produkte müssen den Kunden schnell, zuverlässig und auf einem hohen Qualitätsniveau erreichen. Im Frachteinkauf sind daher transparente und revisionssichere Geschäftsprozesse ebenso wie die Einhaltung von Compliance-Richtlinien gefragt – und natürlich ein möglichst geringer Zeit- und Kostenaufwand.

Effizienter Frachteinkauf

Thomas Selbach, Quelle: Olaf Nitz
Logistikberater Martin Stoll; Quelle: Prolog-Team

Die Vorgaben im Bereich des Frachteinkaufs sind eindeutig definiert. Es geht um transparente und revisionssichere Geschäftsprozesse ebenso wie die Einhaltung von Compliance-Richtlinien – und natürlich ein möglichst geringer Zeit- und Kostenaufwand. Soweit zumindest die Theorie – doch wie sieht der Frachteinkauf in der täglichen Praxis aus?

Dieser Frage ist die Logistik- und Organisationsberatung PROLOG-TEAM im Auftrag von CONLOXX, einem Experten für digitale Prozesse in der Transportlogistik, detailliert auf den Grund gegangen. Dafür wurden 55 mittelständische Maschinen- und Anlagenbauunternehmen zu ihrem Tagespreismanagement im Frachteinkauf befragt. Die teils überraschenden, in einigen Fällen sogar bedenklichen Ergebnisse ordnen Thomas Selbach, Geschäftsführer von CONLOXX, sowie Martin Stoll, Geschäftsführer von PROLOG-TEAM, ein. Sie decken Optimierungspotenziale auf und geben Tipps für ein erfolgreiches Prozessmanagement.

Zu den Grundvoraussetzungen für einen effizienten Frachteinkauf zu Tagespreisen gehören klar definierte Zuständigkeiten innerhalb des Unternehmens sowie die Verortung der Aufgabe in der richtigen Abteilung. Doch bereits hier hakt es: Bei rund 25 % der befragten Unternehmen sind die technischen Einkaufsabteilungen mit der Beschaffung günstiger Transportdienstleistungen befasst. Dies ist wenig zielführend, da die Kernkompetenzen der Einkäufer in der Beschaffung von Produktionsmaterialien liegen. Versand- und Logistikabteilungen hingegen besitzen in der Regel die nötige praxisrelevante Erfahrung, welcher Spediteur die beste Transportabwicklung bietet. Sie sind in der Lage, die Transportdienstleister systematisch zu bewerten.

Außerdem ist es wichtig, die Verantwortlichkeiten zweifelsfrei zuzuteilen. Ansonsten ist ein strukturierter und organisierter Frachteneinkauf nicht möglich. „Damit einzelne Abteilungen nicht überlastet werden, ist die Verwendung eines digitalen Frachtvergabesystems sinnvoll“, sagt Logistikberater Martin Stoll. Systeme wie etwa GET-RATES vereinfachen den Prozess spürbar. Der technische Einkauf wird entlastet und die Versandeffizienz steigt spürbar an. So entfällt beispielsweise eine manuelle Auswertung der Angebote.

Revisionssicherheit

Quelle: GET-RATES, Quelle: CONLOXX

Für rund zwei Drittel der Umfrageteilnehmer sind Compliance und Revisionssicherheit wichtige Aspekte ihres Frachteinkaufs. Konkret bedeutet dies, dass gesetzliche Bestimmungen sowie vom Unternehmen selbst definierte Verhaltensrichtlinien während des gesamten Ausschreibungsprozesses durchgehend beachtet werden. Dazu zählt insbesondere, dass sich Frachteinkäufer im Rahmen der geltenden Gesetze im Wettbewerb positionieren.

Das schließt die Vermeidung einer willkürlichen oder unsachlichen Bevorzugung einzelner Bieter ein. Auf diese Weise ist ein fairer Wettbewerb sichergestellt. Zudem unterliegen Dokumente, die im Zusammenhang mit der Auftragsvergabe stehen, der Aufbewahrungspflicht. Eine revisionssichere elektronische Archivierung erfordert unter anderem die Speicherung der Dokumente im Original. Obwohl Compliance und Revisionssicherheit mehrheitlich als bedeutend empfunden werden, wickeln paradoxerweise etwa 70 % der Maschinen- und Anlagenbauer ihren Frachteinkauf über Telefon, E-Mail und Fax ab. Diese Routine steht allerdings in eklatantem Widerspruch zu Compliance und Revisionssicherheit, da die genannten Kommunikationsmittel oftmals keine rechtssichere Transportabwicklung gewährleisten.

In der Folge entstehen intransparente Prozesse beim Transporteinkauf und bei der Auftragsvergabe. Die Wahrscheinlichkeit einer missverständlichen Kommunikation mit den Spediteuren und einer fehlerhaften Transportabwicklung steigt. „Wer den Spielraum für Verstöße gegen Compliance-Richtlinien und Revisionssicherheit möglichst eng halten und gleichzeitig für eine effiziente Kommunikation mit den Spediteuren sorgen möchte, geht mit Frachtsoftware auf Nummer sicher“, sagt Martin Stoll. Solche Systeme generieren zum einen transparente Prozesse beim Transporteinkauf und bei der Auftragsvergabe, da sie sämtliche Angebote objektiv und automatisch auswertet. Zum anderen ermöglichen sie durch die lückenlose automatische Archivierung aller relevanten Daten maximale Revisionssicherheit.

Zeitaufwand

Die Nutzung ungeeigneter Kommunikationsmethoden verlängert auch die Dauer der Abwicklung eines Transportauftrages erheblich. Bei rund einem Viertel der Unternehmen vergehen von der Anfrage bis zur Vergabe mehr als 30 Minuten – der Standardwert liegt bei etwa fünf bis zehn Minuten. Es besteht also dringender Handlungsbedarf.

„Heikel ist auch die gängige Praxis der Maschinen- und Anlagenbauer, für einen Frachtauftrag bei nur einem bis drei Spediteuren anzufragen. Diese Vorgehensweise ist mit den Compliance-Richtlinien nicht vereinbar“, betont Thomas Selbach. Allerdings ist die Anfrage bei mehreren Transportdienstleistern aufwendig: Aufgrund des hohen Zeitaufwands von mehr als 30 Minuten stoßen Unternehmen schnell an ihre Grenzen. Auch hier bieten sich digitale Frachtvergabesysteme als Lösung an.

So generiert beispielsweise GET-RATES mit nur einer einmaligen Eingabe Angebote von zuvor in Favoritenkreisen festgelegten Transporteuren. Optional schlägt die Software auf Basis der hinterlegten Parameter zu jeder Anfrage passende und zuverlässige Spediteure vor. Der entscheidende Vorteil liegt auf der Hand: Der Aufwand für den Frachteinkauf ist deutlich geringer. Die Maschinen- und Anlagenbaubranche weiß um die Effizienz von Online-Frachtvergabesystemen.

Insbesondere die Reduzierung des administrativen Aufwands, die Kosten- und Markttransparenz sowie die Steigerung der Revisionssicherheit werden als vorteilhaft bewertet. Demgegenüber steht allerdings die Tatsache, dass solche Tools bislang nur vereinzelt zum Einsatz kommen. In der Konsequenz bedeutet dies, dass Unternehmen die Chance vergeben, ihr Frachtenmanagement kostengünstiger und vor allem effizienter zu gestalten.

Hier geht es zu GET-RATES